ERP

ERP
Los sistemas de planificación de recursos empresariales, o ERP (por sus siglas en inglés, Enterprise resource planning) son sistemas de información gerenciales que integran y manejan muchos de los negocios asociados con las operaciones de producción y de los aspectos de distribución de una compañía comprometida en la producción de bienes o servicios.
Los sistemas ERP típicamente manejan la producción, logística, distribución, inventario, envíos, facturas y contabilidad de la compañía. Sin embargo, la Planificación de Recursos Empresariales o el software ERP pueden intervenir en el control de muchas actividades de negocios como ventas, entregas, pagos, producción, administración de inventarios, calidad de administración y la administración de recursos humanos.
Los sistemas ERP son llamados ocasionalmente back office (trastienda) ya que indican que el cliente y el público general no están directamente involucrados.
Los sistemas ERP son sistemas integrales de gestión para la empresa. Se caracterizan por estar compuestos por diferentes partes integradas en una única aplicación. Estas partes son de diferente uso, por ejemplo: producción, ventas, compras, logística, contabilidad (de varios tipos), gestión de proyectos, GIS (sistema de información geográfica), inventarios y control de almacenes, pedidos, nóminas, etc. Sólo podemos definir un ERP como la integración de todas estas partes.

Los objetivos principales de los sistemas ERP son:

- Optimización de los procesos empresariales.
- Acceso a toda la información de forma confiable, precisa y oportuna (integridad de datos).
- La posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización.
- Eliminación de datos y operaciones innecesarias de reingeniería.
El propósito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rápidos de respuesta a sus problemas, así como un eficiente manejo de información que permita la toma oportuna de decisiones y disminución de los costos totales de operación.

Las características que distinguen a un ERP de cualquier otro software empresarial, es que deben de ser sistemas integrales, con modularidad y adaptables:

Integrales, porque permiten controlar los diferentes procesos de la compañía entendiendo que todos los departamentos de una empresa se relacionan entre sí, es decir, que el resultado de un proceso es punto de inicio del siguiente. Por ejemplo, en una compañía, el que un cliente haga un pedido representa que se cree una orden de venta que desencadena el proceso de producción, de control de inventarios, de planificación de distribución del producto, cobranza, y por supuesto sus respectivos movimientos contables. Si la empresa no usa un ERP, necesitará tener varios programas que controlen todos los procesos mencionados, con la desventaja de que al no estar integrados, la información se duplica, crece el margen de contaminación en la información (sobre todo por errores de captura) y se crea un escenario favorable para malversaciones. Con un ERP, el operador simplemente captura el pedido y el sistema se encarga de todo lo demás, por lo que la información no se manipula y se encuentra protegida.

Modulares. Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos que se encuentran interrelacionados por la información que comparten y que se genera a partir de sus procesos. Una ventaja de los ERP, tanto económica como técnica es que la funcionalidad se encuentra dividida en módulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo con los requerimientos del cliente. Ejemplo: ventas, materiales, finanzas, control de almacén, recursos humanos, etc.

Adaptables. Los ERP están creados para adaptarse a la idiosincrasia de cada empresa. Esto se logra por medio de la configuración o parametrización de los procesos de acuerdo con las salidas que se necesiten de cada uno. Por ejemplo, para controlar inventarios, es posible que una empresa necesite manejar la partición de lotes pero otra empresa no. Los ERP más avanzados suelen incorporar herramientas de programación de 4ª Generación para el desarrollo rápido de nuevos procesos. La parametrización es el valor añadido fundamental que debe contar cualquier ERP para adaptarlo a las necesidades concretas de cada empresa.

Un sistema de ERP involucra un sinfín de analistas, programadores y usuarios, ya que es de gran tamaño. Son proyectos que suelen ser muy costosos pero que al final podemos verle “el queso a la tostada”. Agilizan el tiempo de respuesta por lo que resultan muy idóneos.
Primero se busca la compañía proveedora quién nos venderá el software para proceder con su implantación. Se debe tener una consultoría de negocios y una consultoría técnica. La consultoría de negocios estudia los procesos de negocios actuales de la compañía y evalúa su correspondencia con los procesos del sistema ERP, lo cual generalmente incluye la personalización de ciertos aspectos de los sistemas ERP para las necesidades de las organizaciones. La consultoría técnica muchas veces implica programación. La mayoría de los vendedores de ERP permiten modificar su software para las necesidades de los negocios de sus clientes.
Algunas de las empresas integradoras más importantes son EDS, Price Waterhouse Coopers, IBM, GETI o AVANADE.
Personalizar un paquete ERP puede resultar muy costoso y complicado, porque muchos paquetes no están diseñados para su personalización, así que muchos negocios implementan sus sistemas ERP siguiendo las mejores prácticas de la industria. Algunos paquetes ERP son muy genéricos en sus reportes e informes; la personalización de dichos elementos se debe hacer en cada implementación.
Hoy en día, un buen numero de sistemas ERP tienen una interfaz Web. La ventaja de este tipo de interfaz es que no requiere la instalación de una aplicación cliente. Mientras se tenga una conexión a Internet (o a la red local de la empresa, según sea el caso), se puede acceder a los ERP basados en Web a través del típico navegador web.
Son sistemas integrales de gestión para la empresa. Se integran todas las áreas de la compañía. Por ejemplo en la empresa donde laboro Provincial de Reaseguros, primero debemos contar con el proceso de facultativo, ya que tienen la facultad de elegir si acepto el negocio o si no lo acepto (esto es para los negocios que me llegan para suscribir a las compañías); el suscriptor o analista según sea el área, puede decidir si acepta el riesgo, el negocio o no, y si es rentable para la empresa o al contrario, producirá un choque económico y no es conveniente suscribirlo, para ellos tenemos diferentes reglas de negocio donde por ejemplo, no se reaseguran vehículos mayores de 10 años ni yates ni veleros mayores de 20 años. Como tampoco se aseguran barcos donde su interés asegurado sean animales vivos o muertos, no se aseguran joyas ni dinero. Entonces si llega un negocio de este tipo, el analista o suscriptor deberá rechazarlo. Luego que el analista suscriba el negocio, deberá ser monitoreado mediante el proceso del negocio a través de un sistema nuevo implementado en la empresa por los proveedores de Software AG Venezuela, quién suministró este software basado en la monitorización de los procesos del negocio y servicios web, todo será por navegación y programación en Java y XML, luego que sea analizado, verificado y monitoreado por el analista programador, que creará los diversos servicios que se necesitan para poder hacer los servicios web y las pantallas de diseño donde el usuario cargará la data, entonces el negocio también pasa a manos del departamento de cobranza, donde serán estos los que se encarguen de cobrar a las compañías su póliza, y que cuando esta venza, tendrá posibilidades de reconsiderarla o bien, reanudar la póliza siempre y cuando haya pagado en el plazo correspondiente y haya sido un buen cliente, y si no paga, pues se anula la póliza mandándole un mensaje por mail a la compañía donde le dice que ya su póliza ha sido anulada por falta de pago, entonces en un período de 5 días la compañía deberá pagar o se anulara la póliza automáticamente, todo esto, automatizado y realizado por los analistas programadores de la empresa a través del sistema de gestión de procesos. Luego se involucrará la parte del departamento de contratos para reanudar la póliza como ya dijimos. Y por último tenemos la Retrocesión que pagará a Provincial de Reaseguros por cada póliza reasegurada con ellos un porcentaje específico. Los retrocesionarios reaseguran a los reaseguros y casi siempre están ubicados en el exterior. Entre otros aspectos que pueden ser muy amplios para la compañía que se integra a través del sistema de gestión de procesos, donde se monitoreará toda la actividad realizada por todos y cada uno de los analistas y suscriptores. Cada departamento depende del otro. Es una cadena, un proceso de integración
Lo que queremos decir con todo esto es que a través de este nuevo sistema podemos integrar todos los procesos y gestiones que realice la empresa siendo el complemento un departamento del otro y así poder optimizar los procesos del negocio, y también el objetivo, que se trata y siempre se tratará de aumentar la productividad de la empresa, tardándonos menos en producir la respuesta, y bien, automatizando los procesos del negocio, conjuntamente con una infraestructura abierta.

Como todo sistema, tiene sus ventajas y sus desventajas, de los beneficios más comunes e importantes podemos mencionar:

· Solo un sistema para manejar muchos de sus procesos comerciales
· Integración entre las funciones de las aplicaciones
· Reduce los costos de gerencia
· Incrementa el retorno de inversión
· Fuente de Infraestructura abierta

De las desventajas podemos mencionar:

· Son muy caros.
· Requiere cambios en la compañía y procesos para su instalación.
· Son complejos y muchas compañías no pueden ajustarse a ellos.
· Hay pocos expertos en ERPs.

Antes de implementar un ERP, es importante que la empresa considere los beneficios que desea para su organización y en base a ello buscar la mejor solución en el mercado.

Tabla de Hechos y dimensiones

¿Qué es una tabla de hecho?
Una tabla de hecho es una representación de un proceso de negocio. A nivel de diseño es una tabla que permite guardar dos tipos de atributos diferenciados:
Medidas del proceso / actividad / flujo de trabajo / evento que se pretende modelizar.
Claves foráneas hacia registros en una tabla de dimensión (o en otras palabras, como ya sabemos, hacia una vista de negocio).
Hemos ya hablado de esos conceptos en artículos anteriores. Otra forma de pensar en una tabla de hecho es que es una colección de fotografías de un evento que nos permiten determinar la evolución del mismo.
Tipos de tablas de hecho
En el momento de hablar de los diferentes tipos de tabla de hechos que existen es preciso indicar que se va a usar la terminología original por ser mucho más precisa:
- Transaction Fact Tables: Representan eventos que suceden en un determinado espacio-tiempo. Se caracterizan por permitir analizar los datos con el máximo detalle.
- Factless Fact Tables/Coverage Tables: Son tablas que no tienen medidas y tiene sentido dado que representan el hecho que el evento suceda. Frecuentemente se añaden contadores a dichas tablas para facilitar las consultas SQL.
- Periodic Snapshot Fact Tables: Son tablas de hecho usadas para recoger información de forma periódica a intervalos de tiempo regulares. Dependiendo de la situación medida o de la necesidad de negocio este tipo de tablas de hecho son una agregación de las anteriores o están diseñadas específicamente.
- Accumulating Snapshot Fact Table: Representan el ciclo de vida completo de una actividad o proceso, que tiene un principio y final. Se caracterizan por presentar múltiples dimensiones que relacionadas con los eventos presentes en un proceso.
Con la vista puesta de entrar en detalle a hablar sobre el diseño de data warehouse, vamos a definir conceptos básicos: tabla de hecho, dimensión y métricas. Si bien en las estructuras relacionales existentes en nuestras bases de datos transaccionales tenemos que crear un diseño lógico siguiendo las formas normales, en el data warehouse no debe seguirse ese patrón de diseño. La idea principal es que la información sea presentada desnormalizada para optimizar la consultas. Para ello debemos identificar en el seno de nuestra organización, los procesos de negocio, las vistas para el proceso de negocio y medidas cuantificables asociadas a los mismos. De esta manera hablaremos de:
- Tabla de hecho: Es la representación en el data warehouse de los procesos de negocio de la organización. Por ejemplo, una venta puede identificarse como un proceso de negocio de manera que es factible, si corresponde en nuestra organización, considerar la tabla de hecho ventas.
- Dimensión: Es la representación en el data warehouse de una vista para un cierto proceso de negocio. Si regresamos al ejemplo de una venta, para la misma tenemos el cliente que ha comprado, la fecha en la que se ha realizado,… Estos conceptos pueden ser considerados como vistas para este proceso de negocio. Puede ser interesante recuperar todas las compras realizadas por un cliente. Ello nos hace entender por qué la identificamos como una dimensión.
- Métrica: Son los indicadores de negocio de un proceso de negocio. Aquellos conceptos cuantificables que permiten medir nuestro proceso de negocio. Por ejemplo, en una venta tenemos el importe de la misma.

Inteligencia de Negocios

¿Qué es Business Intelligence?
La Inteligencia de Negocios o Business Intelligence (BI) se puede definir como el proceso de analizar los bienes o datos acumulados en la empresa y extraer una cierta inteligencia o conocimiento de ellos. Dentro de la categoría de bienes se incluyen las bases de datos de clientes, información de la cadena de suministro, ventas personales y cualquier actividad de marketing o fuente de información relevante para la empresa.
BI apoya a los tomadores de decisiones con la información correcta, en el momento y lugar correcto, lo que les permite tomar mejores decisiones de negocios. La información adecuada en el lugar y momento adecuado incrementa efectividad de cualquier empresa.
La información es el activo más importante que tienen las empresas y su éxito depende de que tan bien conozca a sus proveedores, clientes y de que tan efectivo sea para realizar todas sus operaciones, es decir de que tan bien gestione el conocimiento a nivel estratégico, táctico y operacional.
Una empresa es altamente competitiva si aplica Negocios Inteligentes, es decir, si los agentes que intervienen en la Gestión Empresarial y que toman las decisiones pueden tener acceso rápido y fácil a la información que se requiere en el momento oportuno y lugar adecuado y pueden extraer el conocimiento requerido, para lo cual se debe integrar y recopilar la Data que se necesita, luego seleccionarla, limpiarla y transformarla en minería de datos para luego evaluarla e interpretarla y por ultimo difundirla, usarla y monitorearla.
El éxito en la era de la información depende de tener la capacidad de tomar mejores decisiones y más rápido que la competencia. La Inteligencia de Negocios es un conjunto de iniciativas que le proveen a la gerencia de una empresa la información que ellos necesitan para hacer su trabajo de una forma más efectiva.
La mayoría de las industrias son altamente competitivas y las oportunidades de negocios son usualmente muy sensibles a intervalos específicos en el tiempo. Las empresas que son capaces de detectar oportunidades de negocios pero son muy lentas para tomar ventaja de esas oportunidades, van a perderlas a favor de sus rivales. Es necesario no solo tomar mejores decisiones, sino tomarlas más rápido.
En el mundo actual, los volúmenes de información que se manejan y que se generan día a día son cada vez más grandes. Ahora bien, la diferencia entre la data que se genera en toda organización y los hechos de una persona de negocios necesita para tomar decisiones, es normalmente muy grande.
La Inteligencia de Negocios trata de llenar esa brecha, convirtiendo la data cruda en información útil, por eso mucha gente define la Inteligencia de Negocios como un “enfoque para manejar datos” o incluso como “un estado mental de la organización”.
El Ciclo de Inteligencia de Negocios
La Inteligencia de Negocios es un ciclo cerrado en el cual las compañías establecen sus objetivos, analizan su progreso, obtienen conocimientos sobre sus propias operaciones, hacen cambios, miden sus resultados y comienzan todo el ciclo nuevamente.
El objetivo primario de un proceso de Inteligencia de Negocios es identificar a qué queremos llegar, lo que en la práctica se traduce en identificar oportunidades para mejorar las operaciones del día a día del negocio. Luego se evalúa cada una de estas oportunidades, se determina la viabilidad de la implementación de la solución en base a las limitaciones que se tengan, se establece quien va a usar la información, qué información requiere, y se define la arquitectura necesaria para hacer llegar esa información al destinatario a tiempo y en forma efectiva.
Por ejemplo, Una franquicia de hoteles a nivel nacional que utiliza aplicaciones de BI para llevar un registro estadístico del porcentaje promedio de ocupación del hotel, así como los días promedio de estancia de cada huésped, considerando las diferencias entre temporadas. Con esta información ellos pueden:
- Calcular la rentabilidad de cada hotel en cada temporada del año
- Determinar quién es su segmento de mercado
- Calcular la participación de mercado de la franquicia y de cada hotel
- Identificar oportunidades y amenazas
Estas son sólo algunas de las formas en que una empresa u organización se puede beneficiar por la implementación de software de BI, hay una gran variedad de aplicaciones o software que brindan a la empresa la habilidad de analizar de una forma rápida por qué pasan las cosas y enfocarse a patrones y amenazas.

¿Qué puede hacer Business Intelligence?
- Generar reportes globales o por secciones

- Crear una base de datos de clientes
- Crear escenarios con respecto a una decisión
- Hacer pronósticos de ventas y devoluciones
- Compartir información entre departamentos
- Análisis multidimensionales
- Generar y procesar datos

- Cambiar la estructura de toma de decisiones
- Mejorar el servicio al cliente
BI ha tenido mucho éxito ya que le da una ventaja a las empresas sobre sus competidores al juntar a las personas y a la tecnología para resolver problemas. La siguiente es una lista de las áreas más comunes en las que las soluciones de inteligencia de negocios son utilizadas:
- Ventas: Análisis de ventas; Detección de clientes importantes; Análisis de productos, líneas, mercados; Pronósticos y proyecciones.
- Marketing: Segmentación y análisis de clientes; Seguimiento a nuevos productos.
- Finanzas: Análisis de gastos; Rotación de cartera; Razones Financieras.
- Manufactura: Productividad en líneas; Análisis de desperdicios; Análisis de calidad; Rotación de inventarios y partes críticas.
- Embarques: Seguimiento de embarques; Motivos por los cuales se pierden pedidos.
Componentes de Business Intelligence
Todas las soluciones de BI tienen funciones parecidas, pero deben de reunir al menos los siguientes componentes:
Multidimensionalidad: La información multidimensional se puede encontrar en hojas de cálculo, bases de datos, etc. Una herramienta de BI debe de ser capaz de reunir información dispersa en toda la empresa e incluso en diferentes fuentes para así proporcionar a los departamentos la accesibilidad, poder y flexibilidad que necesitan para analizar la información. Por ejemplo, un pronóstico de ventas de un nuevo producto en varias regiones no está completo si no se toma en cuenta también el comportamiento histórico de las ventas de cada región y la forma en que la introducción de nuevos productos se ha desarrollado en cada región en cuestión.
La Minería de Datos: Las empresas suelen recabar información sobre producción, mercados y clientes, pero en realidad el éxito del negocio depende de la visión para intuir cambios o nuevas tendencias. Las aplicaciones de minería de datos identifican tendencias y comportamientos para extraer información y descubrir comportamientos poco evidentes y proyectar pronósticos que muestren un comportamiento a futuro.

Data Mining: Las empresas suelen generar grandes cantidades de información sobre sus procesos productivos, desempeño operacional, mercados y clientes. Pero el éxito de los negocios depende por lo general de la habilidad para ver nuevas tendencias o cambios en las tendencias. Las aplicaciones de data mining pueden identificar tendencias y comportamientos, no sólo para extraer información, sino también para descubrir las relaciones en bases de datos que pueden identificar comportamientos que no muy evidentes.
Agentes: Los agentes son programas que "piensan". Ellos pueden realizar tareas a un nivel muy básico sin necesidad de intervención humana. Por ejemplo, un agente pueden realizar tares un poco complejas, como elaborar documentos, establecer diagramas de flujo, etc.
Data Warehouse: Es la respuesta de la tecnología de información a la descentralización en la toma de decisiones. Coloca información de todas las áreas funcionales de la organización en manos de quien toma las decisiones. También proporciona herramientas para búsqueda y análisis.
El ambiente del mundo de los negocios de hoy exige una aplicación cada vez más eficiente de la información disponible. BI genera un conocimiento al negocio, que se deriva de la correcta utilización de la información generada dentro y fuera de la empresa. BI es una herramienta que pone a disposición de los usuarios la información correcta en el lugar correcto. Son múltiples los beneficios que ofrece a las empresas, entre ellos se encuentra la generación de una ventaja competitiva. Hay una gran variedad de soluciones de BI que en suma, son muy similares, pero para que se considere completa debe reunir cuatro componentes: multidimensionalidad, data mining, agentes y data warehouse. Son ya muchas las empresas que han implementado soluciones de BI y se han visto enormemente beneficiadas, la próxima puede ser la suya. La mejor forma de resumir todo lo anterior es por medio de la frase de Bill Gates, Director de Microsoft, "BI ayuda a rastrear lo que en realidad funciona y lo que no".
Características
Este conjunto de herramientas y metodologías tienen en común las siguientes características:
- Accesibilidad a la información. Los datos son la fuente principal de este concepto. Lo primero que deben garantizar este tipo de herramientas y técnicas será el acceso de los usuarios a los datos con independencia de la procedencia de estos.
- Apoyo en la toma de decisiones. Se busca ir más allá en la presentación de la información, de manera que los usuarios tengan acceso a herramientas de análisis que les permitan seleccionar y manipular sólo aquellos datos que les interesen.
- Orientación al usuario final. Se busca independencia entre los conocimientos técnicos de los usuarios y su capacidad para utilizar estas herramientas.
La Inteligencia de Negocios (BI, Business Intelligence) mide la capacidad de una organización de obtener información para personal que la requiere para tomar decisiones o reaccionar efectivamente a ciertos sucesos del negocio.
- Motor Analítico:
El motor o servidor analítico es la base principal sobre la cual se soporta una inteligencia de negocios efectiva, puesto que está orientado a ejecutar consultas que implican cargas de trabajo de cómputo intensivo, lo cual permite a las empresas realizar análisis y reportes para las tomas de decisiones asertivas.
- Distribución de datos:
La Distribución de los Datos en su empresa es la clave para lograr la continuidad operativa de su negocio de manera efectiva. Debido a las fusiones, las adquisiciones y el paso del tiempo, las empresas de hoy en día deben soportar unos entornos de datos cada vez más complejos, en los que existen gran cantidad de datos diferentes ubicados en numerosos lugares. Muchos datos de gran valor se encuentran atrapados en silos de información, bloqueados por sistemas o por esquemas de datos incompatibles. Dichos entornos exigen la necesidad de realizar tareas esenciales, tales como las transacciones para la sincronización de datos, la distribución de datos de aplicaciones a múltiples sistemas y la migración de aplicaciones a plataformas nuevas.
- Modelado Multidimensional: La tecnología Datawarehousing debido a su orientación analítica, impone un procesamiento y pensamiento distinto, la cual se sustenta por un modelado de Bases de Datos propio, conocido como Modelado Multidimensional, el cual busca ofrecer al usuario su visión respecto de la operación del negocio. El Modelado Dimensional es una técnica para modelar bases de datos simples y entendibles al usuario final, mientras que en el modelo multidimensional cada eje corresponde a una dimensión particular. Entonces la dimensionalidad de nuestra base estará dada por la cantidad de ejes (o dimensiones) que le asociemos. Cuando una base puede ser visualizada como un cubo de tres o más dimensiones, es más fácil para el usuario organizar la información e imaginarse en ella cortando y rebanando el cubo a través de cada una de sus dimensiones, para buscar la información deseada.
- ETL:
ETL (Extract, Transform, and Load) es un proceso en la Inteligencia de Negocios y data warehouse que involucra la extracción de datos desde fuentes externas, la transformación de los mismos para ajustarlos a las necesidades del negocio (lo cual puede implicar niveles de calidad), y por último su carga en el repositorio de análisis o data warehouse.
- Visualización:
Para lograr un proceso de análisis efectivo de Inteligencia de Negocios existen una gran cantidad de poderosas herramientas de consulta y reporte en el mercado que proveen resúmenes visuales de información del negocio, que muestran de una mirada la comprensión del global de las condiciones del negocio para tomar las decisiones más acertadas.
Vivimos en una época en que la información es la clave para obtener una ventaja competitiva en el mundo de los negocios. Para mantenerse competitiva una empresa, los gerentes y tomadores de decisiones requieren de un acceso rápido y fácil a información útil y valiosa de la empresa. Una forma de solucionar este problema es por medio del uso de Business Intelligence o Inteligencia de Negocios.

Sistemas de Información I

Los Sistemas de Información (SI) y las Tecnologías de Información (TI) han cambiado la forma en que operan las organizaciones actuales. A través de su uso se logran importantes mejoras, pues automatizan los procesos operativos, suministran una plataforma de información necesaria para la toma de decisiones y, lo más importante, su implantación logra ventajas competitivas o reducir la ventaja de los rivales.
Las Tecnologías de la Información han sido conceptualizadas como la integración y convergencia de la computación, las telecomunicaciones y la técnica para el procesamiento de datos, donde sus principales componentes son: el factor humano, los contenidos de la información, el equipamiento, la infraestructura, el software y los mecanismos de intercambio de información, los elementos de política y regulaciones, además de los recursos financieros.

LA INFORMACIÓN COMO RECURSO DE LAS ORGANIZACIONES.
Desde hace ya algunos años las organizaciones han reconocido la importancia de administrar los principales recursos como la mano de obra y las materias primas.
La información se ha colocado en un buen lugar como uno de los principales recursos que poseen las empresas actualmente. Los entes que se encargan de las tomas de decisiones han comenzado a comprender que la información no es sólo un subproducto de la conducción empresarial, sino que a la vez alimenta a los negocios y puede ser uno de los tantos factores críticos para la determinación del éxito o fracaso de éstos.
Si deseamos maximizar la utilidad que posee nuestra información, el negocio la debe manejar de forma correcta y eficiente, tal y cómo se manejan los demás recursos existentes. Los administradores deben comprender de manera general que hay costos asociados con la producción, distribución, seguridad, almacenamiento y recuperación de toda la información que es manejada en la organización. Aunque la información se encuentra a nuestro alrededor, debemos saber que ésta no es gratis, y su uso es estrictamente estratégico para posicionar de forma ventajosa la empresa dentro de un negocio.
La fácil disponibilidad que poseen las computadoras y las tecnologías de información en general, han creado una revolución informática en la sociedad y de forma particular en los negocios. El manejo de información generada por computadora difiere en forma significativa del manejo de datos producidos manualmente.
¿QUÉ ES UN SISTEMA DE INFORMACIÓN?
Un Sistema de Información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. En un sentido amplio, un sistema de información no necesariamente incluye equipo electrónico (hardware). Sin embargo en la práctica se utiliza como sinónimo de “sistema de información computarizado”.Los elementos que interactúan entre sí son: el equipo computacional, el recurso humano, los datos o información fuente, programas ejecutados por las computadoras, las telecomunicaciones y los procedimientos de políticas y reglas de operación.
Un Sistema de Información realiza cuatro actividades básicas:
· Entrada de información: Proceso en el cual el sistema toma los datos que requiere para procesar la información, por medio de estaciones de trabajo, teclado, diskettes, cintas magnéticas, código de barras, etc.
· Almacenamiento de información: Es una de las actividades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sesión o proceso anterior.
· Procesamiento de la información: Esta característica de los sistemas permite la transformación de los datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general en un año base.
· Salida de información: Es la capacidad de un sistema de información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, graficadores, cintas magnéticas, diskettes, la voz, etc.

TIPOS Y USOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN.
Durante los próximos años, los sistemas de información cumplirán los siguientes objetivos:
· Automatizar los procesos operativos.
· Proporcionar información de apoyo a la toma de decisiones.
· Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso.
Con frecuencia, los sistemas de información que logran la automatización de procesos operativos dentro de una organización son llamados Sistemas Transaccionales, ya que su función principal consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, pólizas, planillas, entradas, salidas. Por otra parte, los sistemas de información que apoyan el proceso de toma de decisiones son los sistemas de apoyo a la toma de decisiones (DSS, por sus siglas en inglés Decisión Supporting System). El tercer tipo de sistemas, de acuerdo con su uso u objetivos que cumplen, es de los Sistemas Estratégicos, los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr las ventajas competitivas, a través del uso de la Tecnología de Información (TI).
Evolución de los sistemas de información a lo largo del tiempo
Según la función a la que vayan destinados o el tipo de usuario final del mismo, los SI pueden clasificarse en:
Sistema de Procesamiento de transacciones (TPS).- Gestiona la información referente a las transacciones producidas en una empresa u organización.
Sistemas de información Gerencial (MIS).- Orientados a solucionar problemas empresariales en general.
Sistemas de soporte a decisiones (DSS).- Herramienta para realizar el análisis de las diferentes variables de negocio con la finalidad de apoyar el proceso de toma de decisiones.
Sistemas de información ejecutiva (EIS).- Herramienta orientada a usuarios de nivel gerencial, que permite monitorizar el estado de las variables de un área o unidad de la empresa a partir de información interna y externa a la misma.
Sistemas de automatización de oficinas (OAS).- Aplicaciones destinadas a ayudar al trabajo diario del administrativo de una empresa u organización.
Sistema Experto (SE).- Emulan el comportamiento de un experto en un dominio concreto.
Sistema Planificación de Recursos (ERP).- Integran la información y los procesos de una organización en un solo sistema.
Estos sistemas de información no surgieron simultáneamente en el mercado; los primeros en aparecer fueron los TPS, en la década de los 60, y los últimos fueron los SE, que alcanzaron su auge en los 90 (aunque estos últimos tuvieron una tímida aparición en los 70 que no cuajó, ya que la tecnología no estaba suficientemente desarrollada).
Otra clasificación, según el entorno de aplicación
Entorno transaccional: Una transacción es un suceso o evento que crea/modifica los datos. El procesamiento de transacciones consiste en captar, manipular y almacenar los datos, y también, en la preparación de documentos; en el entorno transaccional, por tanto, lo importante es qué datos se modifican y cómo, una vez ha terminado la transacción. Los TPS son los SI típicos que se pueden encontrar en este entorno.
Entorno decisional: Este es el entorno en el que tiene lugar la toma de decisiones; en una empresa, las decisiones se toman a todos los niveles y en todas las áreas (otra cosa es si esas decisiones son estructuradas o no), por lo que todos los SI de la organización deben estar preparados para asistir en esta tarea, aunque típicamente, son los DSS los que se encargan de esta función. Si el único SI de una compañía preparado para ayudar a la toma de decisiones es el DSS, éste debe estar adaptado a todos los niveles jerárquicos de la empresa.
Los sistemas de información tratan el desarrollo, uso y administración de la infraestructura de la tecnología de la información en una organización.
En la era post-industrial, la era de la información, el enfoque de las compañías ha cambiado de la orientación hacia el producto a la orientación hacia el conocimiento, en este sentido el mercado compite hoy en día en términos del proceso y la innovación, en lugar del producto. El énfasis ha cambiado de la calidad y cantidad de producción hacia el proceso de producción en sí mismo, y los servicios que acompañan este proceso.
El mayor de los activos de una compañía hoy en día es su información, representada en su personal, experiencia, conocimiento, innovaciones (patentes, derechos de autor, secreto comercial). Para poder competir, las organizaciones deben poseer una fuerte infraestructura de información, en cuyo corazón se sitúa la infraestructura de la tecnología de información. De tal manera que el sistema de información se centre en estudiar las formas para mejorar el uso de la tecnología que soporta el flujo de información dentro de la organización.
Áreas de trabajo
El trabajo con los sistemas de información puede centrarse en cualquiera de estas tres áreas generales:
- Estrategia de los sistemas de información.
- Gestión de los sistemas de información.
- Desarrollo de los sistemas de información.
IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Cuando muchas personas se preguntan por qué estudiar sobre los sistemas de información, es lo mismo que preguntar por qué debería estudiar alguien contabilidad, finanzas, gestión de operaciones, marketing, administración de recursos humanos o cualquier otra función empresarial importante. Lo que si les puedo asegurar es que muchas empresas y organizaciones tienen éxitos en sus objetivos por la implantación y uso de los Sistemas de Información. De esta forma, constituyen un campo esencial de estudio en administración y gerencia de empresas.
Es por esta razón que todos los profesionales en el área de Administración de Empresas deberían o más bien deben, tomar un curso de sistemas de información. Por otro lado es importante tener una comprensión básica de los sistemas de información para entender cualquier otra área funcional en la empresa, por eso es importante también, tener una cultura informática en nuestras organizaciones que permitan y den las condiciones necesarias para que los sistemas de información logren los objetivos citados anteriormente. Muchas veces las organizaciones no han entrado en la etapa de cambio hacía la era de la información sin saber que es un riesgo muy grande de fracaso debido a las amenazas del mercado y su incapacidad de competir, por ejemplo, las Tecnologías de la información que se basan en Internet se están convirtiendo rápidamente en un ingrediente necesario para el éxito empresarial en el entorno global y dinámico de hoy.
Por lo tanto, la administración apropiada de los sistemas de información es un desafío importante para los gerentes. Así la función de los SI representa:
Un área funcional principal dentro de la empresa, que es tan importante para el éxito empresarial como las funciones de contabilidad, finanzas, administración de operaciones, marketing, y administración de recursos humanos.
Una colaboración importante para le eficiencia operacional, la productividad y la moral del empleado, y el servicio y satisfacción del cliente.
Una fuente importante de información y respaldo importante para la toma de decisiones efectivas por parte de los gerentes.
Un ingrediente importante para el desarrollo de productos y servicios competitivos que den a las organizaciones una ventaja estratégica en el mercado global.
Una oportunidad profesional esencial, dinámica y retadora para millones de hombres y mujeres.
UNA SOCIEDAD DE INFORMACION GLOBAL
Estamos viviendo en una sociedad de información global emergente, con una economía global que depende cada vez más de la creación, la administración y la distribución de la información a través de redes globales como Internet. Muchas empresas están en proceso de globalización; es decir, se están convirtiendo en empresas globales interconectadas en red. Por ejemplo, las empresas se están expandiendo a mercados globales para sus productos y servicios, utilizando instalaciones de producciones globales para fabricar o ensamblar productos, reuniendo dinero en mercados de capitales globales, formando alianzas con socios globales y luchando con competidores globales pro clientes de todo el mundo. El manejo y la realización de estos cambios estratégicos serían imposibles sin Internet, Intranet y otras redes globales de computación, y de telecomunicaciones que constituyen un sistema nervioso central de las empresas globales de hoy.
En cambio, en muchas naciones gran parte de la fuerza laboral está constituida por personas que se ocupan en labores de prestación de servicios o trabajadores del conocimiento, es decir, personas que se dedican la mayor parte de su tiempo a la comunicación y colaboración en equipos y grupos de trabajo, y a la creación, uso y distribución de la información.
Sin un buen uso de la información, podemos tener pérdidas en nuestras producciones empresariales, por ello, es muy importante, llevar a cabo actividades donde podamos monitorear, analizar y conservar nuestra información empresarial, a través de ella, podemos ayudar a surgir a la empresa, y que obtenga muchos beneficios, obteniendo así una empresa en la optimización de sus soluciones a los problemas que se nos presentan en el mercado.
ESTRATEGIAS COMPETITIVAS CON LA TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN.
Con frecuencia, el uso de la tecnología de información para la globalización y la reingeniería de procesos empresariales da como resultado el desarrollo de sistemas de información que ayudan a una empresa a darle ventaja competitiva en el mercado, utilizándolos para desarrollar productos, servicios, procesos y capacidades que dan a una empresa una ventaja estratégica sobre las fuerzas competitivas que enfrenta una empresa. Estrategias de costo, por ejemplo, utilizando sistemas de manufactura asistidos por computadora para reducir los costos de producción, o crear sitios Web en Internet para comercio electrónico (e-business), con el fin de reducir los costos del marketing. Estrategias de diferenciación, como desarrollar maneras de utilizar la tecnología de información para diferenciar productos o servicios de una empresa, de los de sus competidores, de manera que los clientes perciban los productos o servicios como poseedores de atributos o beneficios únicos. Por ejemplo, suministrar servicios rápidos y completos de soporte al cliente por medio de un sitio Web en Internet, o utilizar sistemas de marketing como objetivo para ofrecer a clientes individuales los productos y servicios que le atraen.En esta pequeña introducción a la visión de cambio que han causado los sistemas de información organizacionales, se adquirió un conocimiento básico de la importancia mediante su utilización para automatizar los procesos operativos y su evolución hacia fuentes importantes de información que sirven de base para la toma de decisiones como apoyo a los niveles medio y alto gerenciales, para finalmente convertirse en herramientas para obtener ventajas competitivas mediante su implantación y uso apoyando el máximo nivel de la organización.
Cada día se utiliza en mayor grado las TI para apoyar y automatizar las actividades de una empresa. Es importante como recomendación contar con un plan adecuado para lograr mayores ventajas del uso de los Sistemas de Información.

BIBLIOGRAFÍA

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